Feuilles de route des comités de pilotage

Introduction à la fiche :

Les projets d’APS concourant à l’inclusion sociale nécessitent un pilotage partagé entre les différents partenaires de cette politique sur l’échelon territorial concerné. Dans ce cadre, la mise en place de comités de pilotage à l’échelon régional et départemental semble nécessaire pour suivre la coordination et le déploiement de cette politique publique. La présente fiche propose un cadrage des feuilles de routes des comités pilotages.

Conseils d’utilisation :

Cette fiche comité de pilotage doit être reprise et personnalisée selon les acteurs engagés dans la stratégie de déploiement territorial. Outre son enjeu technique, le comité de pilotage permet également de valoriser l’ensemble des partenaires techniques ou financiers du projet. Les modèles de montage de ces projets entre les services de l’Etat, le mouvement associatif, les structures d’accueil et autres partenaires varient d’un territoire à l’autre. C’est pourquoi la composition du comité de pilotage doit s’adapter à cette réalité.

Avertissements :

Cette fiche est largement inspirée de l’expérience partenariale partagée de la région Auvergne (DRJSCS-DDCS 43, Conseil Général 43, …) appuyée par une association support DAHLIR (Dispositif d’Accompagnement du Handicap vers des Loisirs Intégrés et Régulier http://www.dahlir.fr/) qui a transféré ces savoirs-faires autour du handicap vers les publics de l’inclusion sociale.
Leur dispositif s’organise en deux phases : une première phase au sein des structures d’accueil et une deuxième phase au sein des associations sportives. Une charte d’engagement explique ces deux phases et scelle l’engagement de chacun des acteurs.

Exemple de feuille de route d’un comité de pilotage régional

Le comité de pilotage régional a pour mission de suivre l’avancement du déploiement territorial des projets, d’en cerner les faiblesses et les points forts afin d’ajuster les modalités d’accompagnement autour de la mise en oeuvre de cette politique publique.

Exemple de feuille de route d’un comité de pilotage départemental

Le comité de pilotage départemental a pour mission de dresser l’état des lieux dans l’avancement du projet, au sein de chaque structure d’accueil engagée dans le dispositif à l’échelon départemental, d’en cerner les faiblesses et les points forts afin d’ajuster les modalités d’intervention.

Exemple de feuille de route d’un comité technique local

Le comité technique a pour mission de dresser l’état des lieux dans l’avancement du projet dans chaque structure, d’en cerner les faiblesses et points forts afin d’ajuster les modalités d’intervention.

Outils d’aide à l’entretien avec les structures d’accueil

Introduction à la fiche :

La présentation du projet d’APS en faveur de l’inclusion sociale aux structures d’accueil est un temps fort pour le démarrage de l’action organisé par la direction départementale. Néanmoins il nécessite un temps de préparation conjoint avec la DRJSCS et l’association porteuse de l’association.
L’objectif visé à travers cette présentation est d’une part une prise de connaissance de la structure pour la DDCS/PP, la DRJSCS et l’association porteuse et d’autre part une appropriation du projet pour la structure d’accueil.
La finalité partagée par l’ensemble des partenaires étant la mise en place de l’action, cette présentation devra être claire et ne négligera aucun point déterminant du bon fonctionnement du projet. Il est notamment préconisé d’avoir un document écrit présentant succinctement le projet (type plaquette ou charte d’engagement) à fournir aux structures présentes.

Conseils d’utilisation :

Ces outils doivent être repris et personnalisés selon le modèle de montage du projet et selon l’engagement des différents acteurs. Les modèles de montage de ce type de projets entre les services de l’Etat, le mouvement associatif, les établissements et les partenaires techniques et financiers peuvent varier d’un territoire à l’autre, c’est pourquoi les modalités de mobilisation des structures d’accueil et la démarche doit s’adapter à cette réalité territoriale.

Avertissements :

Ces outils sont ceux des expériences de la DRJSCS d’Auvergne et de la DDCS de Meurthe et Moselle mises en lumières dans ce guide.
Toutes deux ont organisé leurs dispositifs en deux phases: une première phase de pratique d’APS au sein des structures d’accueil et une deuxième phase visant l’autonomie de la pratique du bénéficiaire en pratique libre ou dans une structure sportive ordinaire. Le document support du premier entretien avec les structures de la DRJSCS d’Auvergne est la charte d’engagement, celui de la DDCS de Meurthe et Moselle est la plaquette de présentation.

Exemple de feuille de route pour la présentation du projet aux structures d’accueil (DRJSCS Auvergne)

Exemples de documents support à l’entretien :

Exemple de fiche action

Après l’entretien avec la structure d’accueil et une fois les décisions opérationnelles de l’action partagées par l’ensemble des acteurs du projet, il est préconisé de réaliser une « fiche action ». Cette fiche, à fournir à l’ensemble des membres actifs de l’action locale, résume les détails opérationnels de l’intervention d’APS et les coordonnées des principaux acteurs engagés dans le projet, soit :

  • les responsables DRJSCS et en DDCS/PP-DJSCS du projet ;
  • le président, le coordonnateur et le ou les éducateur(s) sportif(s) de l’association support ;
  • le directeur, le conseillé de vie sociale et du travailleur social « référent du projet sport » de la structure ;
  • les personnes ressources des associations sportives d’accueil potentielles (présidents/éducateurs) ;
  • et d’autres partenaires (collectivités territoriales, gardien des équipements sportifs utilisés…).

Outils de suivi et d’évaluation

 Introduction à la fiche :

L’évaluation est une phase essentielle des projets. Dans un schéma idéal, une évaluation consiste à mesurer une évolution, un passage entre un état et un autre, un chemin parcouru entre un point A et un point B, etc. Autrement dit, elle intervient à tous les temps de la démarche de projet : du diagnostic initial à l’évaluation finale en passant par des évaluations intermédiaires.
Cette fiche a pour objectif d’aider les différents acteurs des projets d’APS en faveur de l’inclusion sociale à concevoir leurs outils d’évaluation. Elle propose de manière non exhaustive un certain nombre d’objectifs et d’indicateurs d’évaluation possibles pour ce type de projets. Elle s’appuie sur des outils d’évaluation à différents niveaux, la stratégie régionale, le plan d’action départemental, la séance d’APS. L’un des enjeux des outils d’évaluations est de pouvoir suivre le déploiement et l’efficacité des projets de chaque échelon en recueillant les retours des différents partenaires concernés.

Conseils d’utilisation :

Les partenaires impliqués sont différents pour chaque projet et pour chaque territoire. Ils varient selon le contexte politique du territoire et selon l’échelon auquel il est porté. Or, les enjeux des différents partenaires doivent être pris en compte dans la définition initiale des objectifs et des indicateurs. Il est donc conseillé de consacrer un temps de travail dans les différents comités techniques et comités de pilotage avant de valider ces outils. Ceux-ci pourront faire l’objet d’ajustement au regard des retours des différents partenaires.
Par ailleurs, il est important de préciser que l’évaluation est conditionnée par la posture professionnelle de chacun. On évalue en fonction de son niveau d’intervention. Autrement dit, la personne qui n’intervient pas en face à face pédagogique n’est pas pertinente pour évaluer les impacts d’une séance d’APS sur les usagers. Dans la même logique, il n’est pas adapté pour un éducateur sportif de tenter d’évaluer les effets d’un projet sur un réseau d’acteurs régionaux.
Evaluer nécessite donc d’avoir au préalable un recul et une lucidité sur son niveau réel d’intervention.

Avertissements :

Les exemples d’outils d’évaluation de cette fiche sont ceux des expériences de la DRJSCS d’Auvergne et de la DDCS de Meurthe et Moselle mises en lumières dans ce guide. Ils doivent être repris et personnalisés selon les acteurs engagés et les objectifs partagés du projet.

Objectifs et indicateurs d’évaluation

En gras : les objectifs
En violet: les indicateurs

OBJECTIFS SPECIFIQUES

Evaluation de l’intérêt du dispositif pour les bénéficiaires et la structure d’accueil

1/ Développer la pratique sportive régulière des personnes en situation d’exclusion

  • nombre de participants ;
  • régularité de la pratique des bénéficiaires.

2/ Renforcer l’accès à la pratique sportive ou de loisirs en milieu ordinaire des publics en situation d’exclusion

  • nombre de participants bénéficiant d’un accompagnement sportif ;
  • nombre de participants intégrés dans une association sportive.

3/ Améliorer la qualité de vie des bénéficiaires et de l’établissement

  • amélioration des capacités physiques ;
  • nombre de visites médicales ;
  • fréquence et qualité des échanges au sein de la séance, en dehors et avec le travailleur social ;
  • fréquence et qualité des prises d’initiatives durant la séance ;
  • nombre de personnes qui déclarent se sentir mieux (image, estime de soi, confiance) ;
  • dynamique de travail au sein de l’établissement.

Outils de suivi

  • comptes rendus de séance élaborés par la structure d’accueil (TS « référent du projet sport) et par l’éducateur sportif ;
  • suivi individualisé des usagers élaboré par la structure d’accueil ;
  • test des capacités physiques.

OBJECTIFS OPERATIONNELS

Evaluation du dispositif pratique régulier d’APS facteur d’inclusion sociale

1/ Mettre en place une pratique d’APS, variée et adaptée au sein des structures d’accueil :

  • durée totale du projet sportif au sein de la structure d’accueil;
  • qualité de l’offre de créneaux d’APS : plage horaire, nombre, fréquence et durée des séances ;
  • qualité des échanges avec les bénéficiaires : nombre, fréquence et qualité
  • présence d’un « référent du projet sport » parmi les travailleurs sociaux ;
  • diversité du programme d’APS proposé : nombre et typologie (APPN, sports collectifs, sports d’opposition…) ;
  • qualité des lieux de pratique d’APS : Equipements sportifs adaptés à la multi-activité, leurs accessibilités, leurs salubrités notamment vestiaires et sanitaires ;
  • le matériel pédagogique mis à disposition : nombre, qualité, adapté à l’équipement sportif et à l’offre d’APS ;

2/ Accompagner les usagers vers d’autres lieux de pratiques d’APS et de loisirs réguliers notamment vers l’offre des associations sportives locales :

  • nombre de participants bénéficiant d’un accompagnement sportif ;
  • nombre de participants intégrés dans une association sportive ;
  • nombre de structures associatives accueillantes ;
  • nombre et natures des freins à la pratique levés ;
  • nombre et natures des obstacles à la pratique levés.

3/ Intégrer les APS comme outil d’insertion à part entière et complémentaire aux autres médias des structures d’accueil :

  • l’intégration du projet d’APS dans le projet d’établissement de la structure d’accueil ;
  • la mise en place d’un travailleur social (TS) « référent du projet sport » au sein de la structure d’accueil ;
  • l’implication effective du TS « référent du sport »: présence aux séances, échanges réguliers avec la direction et l’éducateur sportif, mobilisation des bénéficiaires, appropriation des outils de suivi ;
  • l’implication des équipes de TS dans le projet d’APS.
    • participation aux formations de sensibilisation : nombre et qualité de la participation ;
    • connaissance du projet et des différents moyens existants ;
    • échanges réguliers de l’éducateur sportif avec les TS : nombre, fréquence et qualité ;
    • nombre d’activités complémentaires développées par les TS.

Exemple : un projet sur l’hygiène de vie sollicitant de manière combiné l’atelier cuisine et la pratique des APS.

EVALUATION DU PROCESSUS

Plan départemental ou coordination régionale

1/ Le pilotage

  • la fréquence des réunions ;
  • l’implication des partenaires (présence, mobilisation financière, modalités de conventionnement…) ;

2/ Les groupes de travail

  • la fréquence des réunions ;
  • le respect des objectifs poursuivis et des engagements de chacun ;
  • le respect du calendrier ;
  • la formalisation et transmission des comptes rendus dans les délais à l’ensemble des acteurs concernés.

3/ Les relations avec les structures

  • la fréquence et qualité des échanges ;
  • le nombre et la typologie du partenariat avec les acteurs locaux ;
  • le suivi du conventionnement, la valorisation des partenaires notamment dans le cadre de la communication autour des projets.

4/ Le déploiement de la politique « APS, facteur d’inclusion sociale »

  • l’évolution de la répartition géographique des actions sur l’ensemble du territoire régional et des territoires départementaux ;
  • le ratio des structures d’accueil potentielles/touchées par le projet ;
  • la pérennité des projets engagés (engagement annuel, pluriannuels, stabilité des financements, des emplois…) ;
  • le nombre et la typologie des partenariats associés au dispositif départemental/régional ;
  • l’évolution de la mobilisation financière des différents partenaires ;
  • la création potentielle d’emplois spécifiques (éducateur, coordonnateur) ;
  • l’évolution du temps en équivalent temps plein (ETP) mobilisé par les agents des services déconcentrés ;
  • l’évolution de l’offre de formation initiale/continue et la participation des professionnels concernés ;
  • l’impact des outils de promotion et de communication ;
  • le repérage dans la mission d’évaluation de mise en oeuvre territorial du plan national de lutte contre l’exclusion.

Outils de suivi

  • les comptes rendus des comités de pilotage, techniques et des réunions ;
  • le suivi des feuilles de route ;
  • la mis en oeuvre des conventions/de chartes d’engagements territorial
  • la cartographie des établissements potentiels/concernés
  • le cahier de suivi des projets au sein de chaque structure d’accueil ;
  • le respect des budgets prévisionnels des projets.

Exemples de bilan séances

Exemple 1 – Bilan de séance de la DDCS de Meurthe et Moselle
Exemple 2 – Bilan de séance de l’association support « Dahlir » 

Exemple de cahier de suivi

Exemple de la DRJSCS Auvergne- association support « DAHLIR »